Geleneksel Arşiv ve eBYS yazılımları işlerini iyi yapan yazılımlardır, ancak çok fazla kullanıcı müdahalesine veya manuel işe ihtiyaç duyarlar. Çok sayıda kullanıcıyı dinledik, pek çok arşiv ve eBYS yazılımını inceleme şansımız oldu.

İndeks bilgi girişi en önemli konulardan birisi. İndex alanlarının manuel girilmesi zaman kaybı olduğu kadar hatalara da açık. Hatalı index işe yaramıyor ama zaman alıyor.

Arama olmadan olmaz. Arşiv veya eBYS için canlı veri, geçmişin aranması, belli bir konunun aranması yazılımların temel işlevlerinden birisi. Arşiv ve eBYS yazılımları esasen indeks verilerine güvenirler. Kriterler arttıkça indeks alan sayısı artıyor, zaten girişi zor, hataya açık ve zaman alan bir iş iyice zorlaşıyor.

İndeks girişi için harcanan zaman tek evrak için yapıldığı zaman göze görünmüyor olabilir ama toplu olunca en büyük zaman kaybıdır. Tek tek 50000 evrak olduğu zaman toplamda yine aynı zamanı harcıyorsunuz. Yani manuel indeks girişi.

GEODI Platformu yeteneklerinden yararlanan bir Arşiv veya EBYS yazılımının pek çok sorunu nasıl çözeceğinden söz edeceğiz.

İndeks Meselesi

İndeks girişi bir Arşiv projesinden en büyük maliyet kalemi. Bu nedenle her belge değil sadece “önemli” olduğu düşünülen belgelerin indeklenmesi isteniyor. Arama işinde zayıflık yaratan bir konu daha. Aradığınız bilgi eklerde yer alan bir PDF ya da bir CAD dosyasındaysa, işiniz iyice zorlaşıyor.

GEODI’nin birkaç çözümü var.

Ya hiç indeks tutmayacaksınız, GEODI yapacak, ya da indeks değerlerini GEODI’nin otomatik çıkarmasını sağlayacaksınız.

İndeks için gereken alanların yarıdan fazlasını otomatik olarak çıkarıyor. Kalan yarısı için de öneri sunuyor. Böylece indeks alanlarının doldurulması için belgeyi baştan sona okumanız gerekmiyor. İş daha kısa sürüyor ama yine de manuel.

Veya indeks girişini tamamen GEODI’ye bırakıyorsunuz. Belge ayrımı yapmadan otomatik olarak çıkarıyor ve kalan bilgileri de full text indeksliyor. Dosya ayrımı yapmıyor. PDF, TIF, CAD, NCZ, SHP, UDF, EYP, MPP, PPT, Word veya Excel farketmiyor.

Hangi yaklaşımı seçerseniz seçin, toplam zaman ve maliyet en az %50 azalacak ve çok daha keyifli bir kullanıcı deneyimi elde edeceksiniz. Kullanıcı deneyiminin bedeli ölçülemez.

Nasıl Olacak?

GEODI Entegrasyonunu bir kaç aşamalı olabilir. Mevcut alışkanlıkları bozmanız da gerekmiyor.

Kurgu yaklaşık aşağıdaki gibidir. İlgilenenler ile teknik dokümanları da paylaşacağız.

1. GEODI Tarama faslından sonra devreye giriyor. Tarama sonrası oluşan dosya ya da dosyaları GEODI’ye gönderiyorsunuz, OCR yapıyor ve tanımlanmış indeks alanlarını çıkarıp size veriyor.
2. GEODI isim, tarih, para, parselno, tcno, okul, meslek gibi bilgileri çıkarabiliyor. Bunların yanından kuruma özel bilgileri de tanımlayabilirsiniz ya da birlikte yapabiliriz. Yaklaşık 10+ ülke için tanımlı bilgiler var.

İndeks alanlarının otomatik çıkarılması kullanıcıya pek çok fayda sağlayacak.

1. Dokümanı baştan sona okumak gerekli değil.
2. Parsel no gibi bir bilgi , mahallesi ile birlikte doğrudan sunulacak
3. Tarih bilgisi için seçenekler bir listeden seçilecek,
4. Kimden/Kime gibi bilgiler yine benzer şekilde listelerden gelecek.
5. GEODI’nin veri keşif yetenekleri sayesinde bazı indeks alanlarına hiç ihtiyaç duymayacaksınız, bu değerler kullanıcıya hiç sorulmayacak.

Diğer Faydalar

KVKK

KVKK yükümlülükleri bütün kurum ve kuruluşları bağlıyor. Kurumların Arşivi ve eBYS yazılımları KVKK kapsamına giren evrakların merkezinde. GEODI ile Arşiv ve eBYS’de KVKK riskleri ortaya çıkıyor. Aynı zamanda Ortak Dosya Paylaşım Alanlarını ve diğer veri tabanlarınızı da keşfedebilir, yasal yükümlülükleri yerine getirebilirsiniz.

Harita

Pek çok kurum en az bir GIS yazılımı kullanıyor. Entegrasyonun pahalı ve zor olması Arşiv ve eBYS yazılımlarının GIS ile entegre olmasını engelliyor.

GEODI için bu otomatik bir konu. Melikgazi belediyesi 17M Arşiv belgesini ArcGIS’e tamamen otomatik şekilde bağladı. yeni gelen evraklar GIS ile entegre, ek manuel bir işleme gerek yok.

Sonuç

Arşiv ve eBYS yazıyorsanız sizinle mutlaka görüşmek isteriz. DECE Çözüm Ortakları ile çalışmayı benimsemiş bir firmadır. Gelin birlikte çalışalım, yazılımlarımıza karşılıklı değer katalım.

Eğer burada söz ettiğimiz yetenekler hoşunuza gittiyse, kullandığınız Arşiv ve eBYS yazılımlarından talep ediniz. İndeks ve arama meselelerini çözünce hayatın çok daha kolay olduğunu göreceksiniz.

‍

Sevgilerimizle